ChatGPTで会議メモからTo-Doを整理｜担当者・期限を抽出

会議メモは「要約」より、決定・行動・未決を分ける

会議後に必要なのは、読みやすい文章より「何が決まり、誰が何をするか」です。ChatGPTへ渡すときは出力の箱を先に指定します。

• 決定事項
• To-Do
• 担当者
• 期限
• 未決事項・確認事項

担当者や期限がメモに書かれていない場合は、AIに埋めさせず「未確認」と残します。

会議メモ整理の基本プロンプト

次の会議メモを整理してください。

出力:
1. 決定事項
2. To-Do表（作業 / 担当者 / 期限 / 根拠となるメモ）
3. 未決事項
4. 次回までに確認する質問

ルール:
- メモにない担当者・期限は推測せず「未確認」
- 同じTo-Doが重複している場合はまとめる
- 意味が曖昧な発言は確定事項にしない

[会議メモ]

例：断片的なメモをTo-Do表にする

元メモが次のように雑でも、整理のルールを決めれば使いやすくなります。

価格表は新版に差し替え
田中さん、法務へ確認
デモ環境は金曜まで？
顧客側は来週火曜に社内レビュー
次回は導入スケジュールを詰める

「金曜まで？」を確定期限に変えず、確認事項として残すのがポイントです。

フォローアップメールは、整理結果を確認してから作る

To-Doを抽出した直後にそのままメールを送らず、参加者名、担当、期限を人が確認します。確認後に「この確定済みの表だけを使って、参加者向けフォローアップメールを作る」と依頼すると、メモの曖昧さを持ち込みにくくなります。

優先度は、事実の抽出とは別の工程にする

会議メモに優先度が書かれていないのに、AIが勝手にHigh/Medium/Lowを付けると判断が混ざります。まず事実を整理し、その後で「顧客期限」「依存関係」「ブロッカー」など明示した基準で優先順位を付けます。

正式な議事録へ反映する前の確認

• 参加者、日時、会議名が正しいか
• 決定事項と提案・意見が混ざっていないか
• 担当者・期限が本当に合意済みか
• 未決事項が確定扱いになっていないか
• 外部共有してよい情報だけになっているか

会議直後は「事実の整理」と「文章化」を2回に分ける

最初からきれいな議事録を作らせると、曖昧な発言まで自然な文章へ整えられ、合意事項のように見えることがあります。1回目は決定・To-Do・未決だけを抽出し、人が確認した後で2回目に共有文へ整えます。

1. 生メモから事実だけを表へ出す
2. 参加者が担当者・期限・決定事項を確認する
3. 確認済みの表だけを材料に、議事録やフォローアップメールを作る

発言者が不明なメモでは、担当者を名前から推測しない

「田中さんに相談？」のような断片だけでは、田中さんが担当するのか、田中さんへ確認するのか判断できません。発言者、担当者、依頼先を別の列にし、不明なら空欄または「未確認」にします。

録音や文字起こしを併用する場合も、話者分離が誤ることがあります。正式な担当割り当ては、会議参加者が確認した情報を基準にします。