Toybird Labs Blog
この記事で分かること
- 断る意思は曖昧にせず、対応できない範囲を明確にする
- 理由は簡潔に伝え、相手や依頼内容を否定しない
- 可能であれば代替案と次のアクションを添える
- ChatGPTには、相手・依頼・制約・代替案・文体を渡す
- 日程や条件などの事実は、送信前に必ず人が確認する
関係を悪くせず、断る内容を伝える5つの要素
取引先への断りメールでは、相手に配慮することと、できないことを明確に伝えることの両方が必要です。表現をやわらかくしすぎると、対応できる可能性があるように受け取られることがあります。
- 依頼への感謝や受領を最初に伝える
まず依頼を確認したことを示し、連絡へのお礼を簡潔に入れます。 - 対応できない範囲を明確にする
「難しいかもしれません」ではなく、「今週中の対応はできません」のように、今回できない条件を明らかにします。 - 理由は簡潔にし、相手を否定しない
社内の人員や既存の予定など、必要な範囲だけを説明します。依頼そのものを批判する表現は避けます。 - 可能な代替案を示す
別の日程、作業範囲の縮小、段階的な対応など、実行できる選択肢があれば提示します。 - 相手に求める次のアクションを明確にする
代替案で進めてよいか、別案を相談したいかなど、返信してほしい内容を示します。
相手を不快にさせないことだけではなく、今回できないことと、次に選べる対応を誤解なく伝えることです。
まず「断る理由」と「代わりにできること」を分ける
「この依頼を断るメールを作ってください」だけでも文章は作れます。しかし、事情が分からないため、断り方が曖昧になったり、実際には約束できない代替案が追加されたりする可能性があります。
情報が少ない指示
この依頼を丁寧に断るメールを作ってください。
仕事で使いやすい指示
相手、依頼内容、対応できない条件、理由、提示できる代替案、希望する文体を指定します。
最低限、次の項目を用意します。
- 誰から、どのような依頼を受けたか
- 何ができず、何なら対応できるか
- 相手へ伝えてよい理由
- 代替案と、その期限や条件
- 丁寧、簡潔、フォーマルなどの文体
取引先への断りメールを作るプロンプト
下のテンプレートで角括弧の部分を今回の内容へ置き換えます。まだ決まっていない情報は、無理に埋めず「未確認」として扱います。
## 依頼
以下の取引先からの依頼に対する返信メールを作成してください。
## 相手からの依頼
[届いた依頼を貼り付ける]
## こちらから伝える内容
- 対応できないこと：[今回できない内容]
- 理由：[相手へ伝えてよい範囲の理由]
- 代替案：[対応できる日程・範囲・方法]
- 相手に確認したいこと：[代替案で進めてよいか、など]
## 条件
- 相手の依頼内容を否定する表現は避けてください。
- 断る内容は曖昧にせず、誤解なく伝えてください。
- 決まっていない日程や条件を推測して追加しないでください。
- 丁寧で落ち着いたビジネスメールにしてください。
## 出力形式
1. 件名
2. 本文
3. 送信前に確認が必要な点例文：予定外の追加作業を今週中に依頼された場合
取引先から、予定していなかった追加作業を今週中に対応してほしいと依頼された場面を想定します。現在の人員では今週中の対応はできませんが、来週水曜日であれば対応可能です。
以下の依頼を断るメールを作ってください。
取引先から、予定していなかった追加作業を今週中に対応してほしいと依頼されています。
現在の人員では今週中の対応はできません。来週水曜日であれば対応可能です。
相手の依頼を否定するような表現は避けてください。
今週中は対応できないことを曖昧にせず伝え、代替案として来週水曜日の対応を提案してください。
フォーマルな日本語で、件名と本文を作成してください。
不明な点は推測せず、確認が必要な点として分けてください。回答のイメージ
件名：追加作業の対応日程について
○○様
いつもお世話になっております。追加作業についてご連絡いただき、ありがとうございます。
恐れ入りますが、現在の対応状況を踏まえると、今週中に作業を完了することはできません。来週水曜日であれば対応可能です。
来週水曜日の対応で進めてよいか、ご確認いただけますでしょうか。ご希望に沿えず恐縮ですが、何卒ご理解賜りますようお願いいたします。
「丁寧に断る」だけでなく、できない期限と対応可能な期限を明示したことで、相手が次の判断をしやすい文章になります。
状況別に使える断りメールの指示例
納期の前倒しを断る
現在の納期、依頼された納期、品質を維持できる最短日を分けて伝えます。
取引先から、納品日を9月15日から9月8日へ前倒しできないか相談されています。
品質を維持したまま対応できる最短日は9月12日です。
9月8日には対応できないことを明確にし、代替案として9月12日を提案するメールを作ってください。
相手を責める表現や、社内事情の細かな説明は避けてください。値下げの依頼を断る
価格を変更できない理由と、価格以外に提案できる条件があるかを整理します。
取引先から10％の値下げを依頼されていますが、提示済みの金額が最終価格のため値下げはできません。
価格を維持する必要があることを簡潔に説明し、代わりに導入時の説明会を1回追加できることを提案してください。
強い否定表現を避けつつ、価格変更はできないことが明確に伝わるメールにしてください。今回は提案を見送る
採用しない理由をどこまで伝えるか、今後の可能性を示すかを事前に決めます。
提案を検討した結果、今回は導入を見送ることを伝えるメールを作ってください。
理由は「今年度の優先施策との兼ね合い」とだけ記載し、製品や提案内容を否定しないでください。
提案へのお礼を伝え、今後状況が変わった場合には改めて相談する可能性があることを添えてください。送信前に、曖昧な約束がないか確認する
- 対応できない内容が曖昧になっていないか
- 実際には約束していない日程や条件が追加されていないか
- 謝罪が強すぎて、自社の過失を認める文章になっていないか
- 相手の依頼や担当者を責める表現が入っていないか
- 代替案で進めるために、相手へ何を確認するか明確か
実機で確認した範囲
Prompt Ready
Prompt Readyで用途を選び、事実・読み手・禁止事項・出力形式を変えながら、作成される依頼文の差を確認しました。アプリはAIへ自動送信せず、貼り付け前に人が確認できます。
- 日付・金額・製品仕様は、元資料と照合する
- 外部AIに渡せない機密情報や個人情報を入力しない
- 生成結果をそのまま送らず、読み手と事実を確認する
公式情報・参考資料
よくある質問
断りメールでは理由を詳しく書いた方がよいですか？
詳しく書けばよいとは限りません。相手が状況を理解するために必要な範囲へ絞り、社内事情や他の顧客に関する情報を過度に説明しないようにします。
ChatGPTが勝手に代替案を追加する場合はどうすればよいですか？
「ここに書かれていない代替案や日程は追加しないでください」と指示します。出力形式に「確認が必要な点」を設け、未確定情報を本文へ入れないようにする方法も有効です。
断る意思をやわらかく伝える表現はありますか？
表現は丁寧にしつつ、「今週中の対応はできません」のように条件は明確にします。「難しい状況です」だけでは、対応の可能性が残っているように受け取られることがあります。
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用途と条件を選び、AIに渡す依頼文を貼り付け前に確認したい場合は、Prompt Readyで試せます。