Toybird Labs Blog
Ce que ce guide permet de faire
- Séparez décisions, propositions et questions ouvertes.
- N’extrayez un responsable ou une date que si les notes les mentionnent.
- Marquez les données absentes comme « À confirmer ».
- Conservez un lien vers les notes d’origine.
Prompt prêt à l’emploi
N’utilisez que les notes de réunion que vous êtes autorisé à traiter. Un responsable ou une échéance absents restent « non confirmés ».
Organisez les notes de réunion ci-dessous pour faciliter le suivi.
Objectif : permettre aux participants de vérifier rapidement les décisions et les prochaines actions.
Sections attendues :
1. Résumé bref
2. Décisions
3. Tableau des actions : action, responsable, échéance, priorité
4. Questions non résolues
Utilisez uniquement les notes. Si le responsable ou l’échéance manque, écrivez « À confirmer » au lieu de deviner. Regroupez les doublons sans supprimer le contexte important.
Notes :
[collez les notes]Exemple: Préparer le lancement d’un nouveau service
Le lancement est fixé au 20 août. Tanaka doit mettre à jour la page d’aide avant le 15. Les tests doivent être terminés le 18, mais aucun responsable n’est désigné. La date d’information des clients reste ouverte.
Résumé : L’équipe a confirmé la date de lancement et plusieurs tâches préalables.
Décisions : Lancement le 20 août. Mise à jour de la page d’aide avant publication.
Actions : Mettre à jour la page — Tanaka — 15 août. Terminer les tests — Responsable à confirmer — 18 août.
Sujet ouvert : Choisir la date d’envoi du message aux clients.
L’exemple montre pourquoi une note comme « vendredi ? » doit rester une question tant que l’échéance n’a pas été confirmée.
Adapter le prompt à d’autres situations
Séparez décisions, actions et points ouverts. N’ajoutez des priorités qu’après vérification de l’extraction factuelle.
Créer un e-mail de suivi
Transformez les décisions et actions assignées en message bref pour les participants.
Préparer le prochain ordre du jour
Utilisez les questions ouvertes et les actions en retard comme sujets.
Proposer des priorités
Classez les actions uniquement si les notes contiennent assez d’informations sur l’impact et les délais.
Points à vérifier avant d’utiliser le résultat
Avant de publier le compte rendu, vérifiez ce qui a réellement été décidé, qui a accepté chaque action et si l’échéance a été convenue.
- Chaque action est bien présente dans les notes.
- Aucun responsable ni délai n’a été inventé.
- Les décisions ne sont pas mélangées aux propositions.
- La fusion des doublons ne masque pas des responsabilités différentes.
- Les notes d’origine restent disponibles pour le contexte.
Ce que nous avons vérifié en pratique
Prompt Ready
Nous avons modifié faits, public, exclusions et format dans Prompt Ready, puis comparé les demandes produites. L’app ne les envoie pas automatiquement à un service d’IA.
- Vérifier dates, montants et affirmations produit dans la source
- Ne transmettre des données confidentielles ou personnelles à un service d’IA externe que si les règles applicables le permettent
- Relire le brouillon pour son destinataire réel avant envoi ou publication
Sources officielles et références
Questions fréquentes
ChatGPT peut-il déduire le responsable ?
Il peut extraire un responsable explicitement désigné. Si la responsabilité est seulement suggérée, marquez-la comme à confirmer.
Dois-je coller toute la transcription ?
C’est possible, mais retirez les données personnelles inutiles et découpez les transcriptions très longues en sections.
Comment combiner plusieurs réunions ?
Ajoutez la date et la source de chaque réunion, puis demandez de distinguer les décisions actuelles des anciennes.
Voir le produit
Prompt Ready transforme une tâche et quelques contraintes en une demande que vous pouvez relire avant de la coller dans votre service d’IA.