Toybird Labs Blog
Ce que ce guide permet de faire
- Collez séparément le message du client et les faits vérifiés.
- Indiquez ce qui reste inconnu et ce qui ne doit pas être promis.
- Définissez la prochaine action et la date de la prochaine mise à jour.
- Vérifiez les noms, dates et engagements avant l’envoi.
Prompt prêt à l’emploi
Insérez le message du client, les faits confirmés et l’action suivante. Contrôlez noms, dates et engagements avant l’envoi.
Rédigez une réponse de support client à partir des informations suivantes.
Message du client : [collez le message]
Faits vérifiés : [faits uniquement]
Inconnu ou en cours d’analyse : [éléments]
Ce que nous pouvons promettre : [action ou prochaine mise à jour]
Ce que nous ne devons pas promettre : [délai, remboursement, cause, etc.]
Ton : professionnel, calme et empathique.
Format : objet et corps de l’e-mail.
N’inventez ni cause, ni heure de rétablissement, ni règle. Si des informations importantes manquent, listez-les après le brouillon.Exemple: Répondre à un problème de synchronisation
Le client ne peut plus travailler car la synchronisation est interrompue. L’équipe technique enquête, mais aucune cause ni échéance n’est confirmée.
Objet : Point sur l’incident de synchronisation
Merci de nous avoir contactés. Nous sommes désolés pour la gêne occasionnée. Notre équipe technique recherche actuellement l’origine du problème. Nous ne disposons pas encore d’une heure de rétablissement confirmée et nous reviendrons vers vous dès que nous aurons des informations vérifiées.
Merci pour votre patience.
Dans l’exemple de support, l’heure de rétablissement reste inconnue : une enquête en cours ne devient pas une promesse.
Adapter le prompt à d’autres situations
La même trame convient à un accusé de réception, une demande d’information ou une résolution, mais les faits confirmés et l’étape suivante changent.
Accuser réception uniquement
Confirmez la prise en charge, indiquez la référence du dossier et la date de la prochaine mise à jour.
Demander des informations complémentaires
Expliquez pourquoi une capture, une heure ou une information technique est nécessaire.
Confirmer la résolution
Indiquez ce qui a été corrigé, ce que le client doit faire et comment signaler la persistance du problème.
Points à vérifier avant d’utiliser le résultat
Avant l’envoi, contrôlez l’identité du client, le statut confirmé, la prochaine action ainsi que toute date ou tout montant.
- Le nom et le problème correspondent au message d’origine.
- Les faits confirmés sont distincts de l’enquête en cours.
- Aucun délai, remboursement ou diagnostic n’a été inventé.
- La prochaine action est claire et réaliste.
- Les données du client respectent la politique de l’entreprise.
Ce que nous avons vérifié en pratique
Prompt Ready
Nous avons modifié faits, public, exclusions et format dans Prompt Ready, puis comparé les demandes produites. L’app ne les envoie pas automatiquement à un service d’IA.
- Vérifier dates, montants et affirmations produit dans la source
- Ne transmettre des données confidentielles ou personnelles à un service d’IA externe que si les règles applicables le permettent
- Relire le brouillon pour son destinataire réel avant envoi ou publication
Sources officielles et références
Questions fréquentes
Comment montrer de l’empathie sans trop s’excuser ?
Reconnaissez l’impact et présentez une excuse sincère, sans répéter ni admettre une cause non confirmée.
Que faire si la réponse prendra plusieurs jours ?
Expliquez que l’enquête se poursuit et donnez un prochain point de contact que vous pouvez réellement tenir.
ChatGPT peut-il appliquer notre politique support ?
Oui, si vous fournissez le texte à jour et lui demandez de n’utiliser que ce contenu.
Voir le produit
Prompt Ready transforme une tâche et quelques contraintes en une demande que vous pouvez relire avant de la coller dans votre service d’IA.