Toybird Labs Blog
Was dieser Leitfaden ermöglicht
- Kundennachricht und bestätigte interne Fakten getrennt einfügen.
- Unbekannte Punkte und unzulässige Zusagen ausdrücklich nennen.
- Nächste Aktion und nächstes Update festlegen.
- Namen, Daten und Zusagen vor Versand prüfen.
Direkt nutzbarer Prompt
Fügen Sie Kundenanfrage, bestätigte Fakten und nächsten Schritt ein. Namen, Daten und Zusagen sollten vor dem Senden nochmals geprüft werden.
Erstelle eine Kundenservice-Antwort anhand der folgenden Informationen.
Kundennachricht: [Nachricht einfügen]
Bestätigte Fakten: [nur Fakten]
Unbekannt oder in Prüfung: [Punkte]
Was wir zusagen können: [nächste Aktion oder Update]
Was wir nicht zusagen dürfen: [Termin, Erstattung, Ursache, etc.]
Ton: professionell, ruhig und empathisch.
Ausgabe: Betreff und E-Mail-Text.
Erfinde keine Ursache, Wiederherstellungszeit oder Richtlinie. Fehlen wichtige Informationen, liste sie nach dem Entwurf auf.Beispiel: Auf eine Störung der Datensynchronisation antworten
Der Kunde kann nicht weiterarbeiten, weil die Synchronisation ausgefallen ist. Das Technikteam untersucht den Fall, Ursache und Zeitpunkt sind nicht bestätigt.
Betreff: Aktueller Stand zur Synchronisationsstörung
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir bedauern die Beeinträchtigung, die Ihnen dadurch entsteht. Unser Technikteam untersucht derzeit die Ursache. Einen bestätigten Wiederherstellungszeitpunkt können wir noch nicht nennen. Wir melden uns, sobald verifizierte Informationen vorliegen.
Vielen Dank für Ihre Geduld.
Im Support-Beispiel bleibt der Wiederherstellungszeitpunkt offen, statt aus einer laufenden Untersuchung eine Zusage zu machen.
So lässt sich der Prompt anpassen
Die Struktur eignet sich für Eingangsbestätigungen, Rückfragen und Abschlussmeldungen; bestätigte Fakten und nächster Schritt müssen jeweils angepasst werden.
Nur Eingang bestätigen
Fallannahme, Referenznummer und Zeitpunkt des nächsten Updates nennen.
Zusätzliche Informationen anfordern
Erklären, warum Screenshot, Zeitstempel oder Umgebungsdaten benötigt werden.
Lösung bestätigen
Beschreiben, was behoben wurde, welche Schritte der Kunde ausführen soll und wie er bei Fortbestehen antwortet.
Prüfliste vor der Verwendung
Vor dem Senden sollten Kundenidentität, bestätigter Status, nächster Schritt sowie jedes Datum und jeder Betrag geprüft werden.
- Name und Problem stimmen mit der Originalnachricht überein.
- Bestätigte Fakten und laufende Prüfung sind getrennt.
- Keine Frist, Erstattung oder technische Ursache wurde erfunden.
- Die nächste Aktion ist klar und realistisch.
- Kundendaten entsprechen den Unternehmensregeln.
Was wir praktisch geprüft haben
Prompt Ready
Wir haben in Prompt Ready Fakten, Zielgruppe, Ausschlüsse und Ausgabeformat verändert und die erzeugten Arbeitsaufträge verglichen. Die App sendet nichts automatisch an einen AI-Dienst.
- Datumsangaben, Beträge und Produktangaben mit der Quelle abgleichen
- Vertrauliche oder personenbezogene Daten nur nach den geltenden Regeln an externe KI-Dienste übermitteln
- Den Entwurf vor dem Senden für die tatsächliche Zielgruppe prüfen
Offizielle Quellen und weiterführende Informationen
Häufige Fragen
Wie zeige ich Empathie ohne zu viele Entschuldigungen?
Auswirkung anerkennen und sich einmal ehrlich entschuldigen. Keine unbestätigte Ursache oder Schuld eingestehen.
Was tun, wenn die Antwort mehrere Tage dauert?
Laufende Prüfung erklären und einen realistisch einhaltbaren Update-Zeitpunkt nennen.
Kann ChatGPT unsere Supportrichtlinie anwenden?
Ja, wenn Sie den aktuellen Text bereitstellen und die Nutzung ausschließlich dieses Materials verlangen.
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Mit Prompt Ready werden Aufgabe und Rahmenbedingungen zu einer Anfrage, die Sie vor dem Einfügen in Ihren KI-Dienst prüfen können.